5 razones por las que una base de datos online es buena idea

5 razones por las que una base de datos online es buena idea

5 razones por las que una base de datos online es buena idea

Las organizaciones y proyectos de todo tipo tienen con frecuencia la necesidad de tener una base de datos bien estructurada con la que poder operar de forma sencilla, y generar estadísticas, informes, etc.

3 casos reales:

  • Una empresa ofrece un servicio de pago por uso de impresoras, y necesita un registro de uso de cada impresora contratada vinculada a los clientes, con informes periódicos y facturación según el uso.
  • En una cafetería alternativa con servicio de biblioteca se necesita tener un control de los libros disponibles, usuarios del servicio, quién recibe prestado qué libro y durante cuánto tiempo.
  • Una organización sin ánimo de lucro que presta un servicio a usuarios, a los que hace un seguimiento periódicamente, y debe conservar todos los datos y seguimientos y poder hacer estadísticas anuales para la administración pública.

Este sistema de registro es lo que se llama base de datos, que guarda fichas de usuarios, libros, impresoras, etc. relacionadas entre sí, y que permite operar con esos datos estructurados y extraer informes, estadísticas, facturas, etc.

Quizá estarás pensado que esto se puede hacer con Excel (mejor LibreOffice Calc) o Access (mejor LibreOffice Base).

Además de que tienen un límite de número de registros, hojas, campos, etc., les invito a programar informes, estadísticas y facturación con ellos :-) , o simplemente usar esa base de datos con muchos campos en cada ficha (por ejemplo, datos de usuario a nivel identificativo, social, económico, laboral, etc. para una organización que atiende a un colectivo particular).

Es simplemente inviable.

Existen otros programas de base de datos más avanzados, pero voy a detallar aquí por qué una base de datos web es una buena idea:

  1. Programación personalizada

    El uso de una aplicación web personalizada en vez de un paquete estándar, permite tener una base de datos totalmente customizada para el fin y la organización a la que va dirigida.
    Esto permite, además, tener un diseño mucho más intuitivo, haciéndole la vida más fácil a los usuarios que van a hacer uso de la base de datos.
     

  2. Actualización inmediata para todos los usuarios

    Al ser una aplicación web, cualquier actualización de nuevas funcionalidades, corrección de errores, nuevas versiones, etc. será realizada automáticamente para todos los usuarios de la base de datos.
    Esto es así porque todos los usuarios acceden a la base de datos alojada en una máquina, que es donde está instalada.
    De este modo, al actualizar la base de datos en esa máquina, todos lo usuarios que accedan a partir de ese momento dispondrán de la nueva actualización.
    Esto hace que todos los usuarios estén usando siempre la misma versión de la aplicación, y no se den así problemas de incompatibilidad de versiones que pueden darse con otros programas como Excel u otro paquete software de escritorio.
     

  3. Mantenimiento online sin restricción de cercanía física

    Además, el mantenimiento de la base de datos puede hacerse, por parte del programador, de forma remota, sin importar la distancia física con respecto al servidor o situación geográfica de la organización.
    Esto permite abaratar costes y ahorrar tiempo de desplazamiento, aumentando la disponibilidad para un soporte técnico más rápido.
     

  4. Acceso desde cualquier sitio con conexión a internet

    Otra gran ventaja de una base de datos online es la posibilidad de los usuarios de acceder y trabajar con la base de datos desde cualquier sitio con acceso a internet.
    Esto permite que los usuarios de la base de datos puedan acceder a ella tanto en el lugar de trabajo como durante un viaje de negocios o desde casa si un día de invierno se quedan atrapados por la nieve.
    Además, esto se hace sin necesidad de mantener un servidor físicamente en la oficina o local 24 horas conectado con un complejo sistema de seguridad.
    El servidor puede contratarse al igual que se contrata un hosting para una página web, siempre teniendo en cuenta las peculiaridades de seguridad y requerimientos de cada base de datos, al igual que se hace para una página web.
     

  5. Base de datos con Drupal

    Si además la base de datos está desarrollada sobre una plataforma como Drupal, tenemos la seguridad de una aplicación robusta y flexible, que podremos ampliar siempre que las necesidades de nuestro proyecto lo necesiten.
    Y por otro lado, al ser software libre, disponemos del código, por lo que si un programador deja de darnos servicio o no nos satisface por cualquier motivo, podemos traspasar el mantenimiento y/o nuevas funcionalidades a otro profesional drupal sin problemas.

¿Crees ahora como yo que una base de datos online es una buena idea?

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